มีเรื่องเล่าเกี่ยวกับ การนำเสนอแบบมืออาชีพมาฝากค่ะ
เมื่อวันที่ 30 กันยายน ค.ศ. 2005 วอร์เร็น บัฟเฟ็ตต์ และบิลล์ เกตส์ ไปบรรยายให้นักศึกษาคณะ บริหารธุรกิจที่มหาวิทยาลัยเนบราสก้าฟัง มีคำถามจากนักศึกษาคนหนึ่งถามว่า วอร์เร็นจะแนะนำอะไร สำหรับนักศึกษาที่กำลังจะจบการศึกษาเข้าสู่โลกธุรกิจ พวกเขาควรจะเตรียมตัวอย่างไรบ้างเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพ
วอร์เร็นตอบว่าการพูดในที่สาธารณะเป็นทักษะที่สำคัญและจำเป็น ถ้ามีทักษะการนำเสนอที่ดีมันก็จะ เป็นสินทรัพย์ หากไม่มีก็เสมือนเป็นหนี้สิน เพราะว่าทักษะนี้มันจะอยู่กับเราไปห้าหกสิบปีในชีวิตทำงาน สำหรับเขาแล้วเคยอบรมทักษะการพูดในที่สาธารณะของเดลคาร์เนกี้ตั้งแต่ปีค.ศ. 1951 เมื่อทักษะนี้สำคัญ แต่ปรากฏว่าในโลกแห่งความเป็นจริงกับตรงกันข้าม
ในดีวีดีเรื่อง Conquering Death by PowerPoint ของ J. Douglas Jeffereys เขาได้แสดงสถิติที่น่า สนใจจากผลการสำรวจลูกค้าของเขาในช่วง มิ.ย. ค.ศ. 2001 ถึง ธ.ค. ค.ศ. 2004 พบว่า 60% ของ คนทั่วไปพบว่าการนำเสนอในทางธุรกิจน่าเบื่อ 34% บอกว่าทรมานที่ต้องนั่งฟัง มีเพียง 19% บอกว่า มีประสบการณ์การฟังการนำเสนอที่น่าสนุกและประทับใจ
จากหนังสือ Presenting to Win by Jerry Weissman มีการประมาณการว่าในแต่ละวันทั่วโลกมีการนำ เสนอโดยใช้ PowerPoint กว่า 30 ล้านครั้ง คิดดูว่าแต่ละวันมันเป็นความสูญเสียทางธุรกิจขนาดไหน หากการนำเสนอส่วนใหญ่เป็นอย่างที่สถิติบอกไว้ ที่จริงความเสียหายไม่ใช่แต่เพียงความน่าเบื่อหรือความทรมานจากการทนฟังการนำเสนอที่ไม่น่าสนใจเท่านั้น ความไม่ชำนาญในทักษะการจัดทำ PowerPoint อาจจะฆ่าคนตายได้
Edward Tufte ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและการนำเสนอ ซึ่งได้รับการยกย่องจาก New York Times ว่าเป็น “ลีโอนาร์โด ดาวินชี่ ทางด้านข้อมูล” ระบุว่าทักษะในการนำเสนอที่ไม่เก่งของวิศวกร จากองค์กรหนึ่งผนวกกับสไลด์ PowerPoint ที่อัดแน่นไปด้วยข้อมูล ทำให้ผู้บริหาร NASA ไม่สามารถ เชื่อและเข้าใจว่ากระสวยอวกาศโคลัมเบียมีความเสี่ยงด้านเทคนิค ในที่สุดโคลัมเบียก็เกิดอุบัติเหตุขึ้น เมื่อวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2003 เป็นเหตุให้ลูกเรือนักบินอวกาศทั้งเจ็ดคนต้องเสียชีวิต ทั้งนี้หาก วิศวกรจากบริษัที่ว่ามีทักษะในการนำเสนอที่ดีและสไลด์ที่สื่อความได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว โศกนาฏกรรมครั้งนั้นอาจจะไม่เกิดขึ้น ส่วนใหญ่แล้วการนำเสนอทางธุรกิจมักจะพลาดท่าเสียทีอยู่สองเรื่องคือ ในตอนที่ออกแบบ หรือใน ตอนที่นำเสนอ ผมอยากแชร์ประสบการณ์ที่อาจจะช่วยทำให้การออกแบบทำได้ดีขึ้น
เวลาที่เราจัดเตรียมการนำเสนอนั้น เราควรตอบคำถามนี้ให้ได้ ผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการให้เกิดกับ ผู้ฟังการนำเสนอคืออะไร เราอยากให้เขาคิดอะไร หรือทำอะไรหลังจากการนำเสนอครั้งนี้
โดยทั่วไปการนำเสนอมีสามเป้าหมายใหญ่ๆคือ ทำให้คนเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้เชื่อหรือ คล้อยตามในสิ่งที่เรานำเสนอ หรือทำให้ลงมือทำตามที่เรานำเสนอ
ตัวอย่างที่ดีคือภาพยนต์เรื่อง An Inconvenient Truth by Al Gorr อดีตรองประธานาธิบดีของอเมริกา ในหนังเขาเริ่มตั้งแต่การอธิบายให้เรื่องภาวะโลกร้อนเป็นเรื่องง่ายๆโดยใช้สื่อที่น่าสนใจตั้งแต่กราฟฟิคไปจนถึงการ์ตูน หลังจากนั้น เขาก็ทำให้คนดูเชื่อและคล้อยตามด้วยข้อมูลและสถิติทาง วิทยาศาสตร์ ตลอดจนหลักฐานด้วยภาพและภาพยนต์ จนกระทั่งตอนจบเขาก็มีการ Call for actions โดยมีรายการกว่ายี่สิบข้อให้คนที่ชมภาพยนต์เรื่องนี้เลือกไปปฏิบัติ ที่น่าเสียใจคือว่านักธุรกิจอย่างพวกเราจำนวนมาก ตกม้าตายตั้งแต่การทำให้คนเข้าใจ มีข้อมูลที่เราควรตระหนักไว้ในการออกแบบการนำเสนอดังต่อไปนี้
จากหนังสือ Listening – The forgotten skill by Madelyn Burley- Allen เขาบอกว่าโดยเฉลี่ยแล้ว ประสิทธิภาพในการฟังของคนทั่วไปอยู่ที่ประมาณ 25%
ในหนังสือ Developing Effective Training by Tony Pont แนะนำไว้ว่า พยายามทำให้การนำเสนอ ของคุณสั้นเพียง 15-20 นาที เพราะว่านั่นเป็นระยะเวลาที่ฟังที่เป็นผู้ใหญ่(Adult)ทั่วไปสามารถจะรับ ฟังการนำเสนอได้ หากเกินกว่านั้น มักจะไม่สามารถดึงสมาธิของเขาไว้ได้
นอกจากนี้ David L. Sousa กล่าวไว้ในหนังสือ How the brain learn ว่า หลังการเรียนรู้ไปยี่สิบสี่ ชั่วโมง เราจะรักษาความรู้ได้เพียง 5% เท่านั้นหากเป็นการรับฟังการบรรยาย หากให้ระดมความคิด และทำงานกลุ่มจะขึ้นมาถึง 50% หากใช้วิธีลองฝึกฝนทักษะและความรู้นั้นจะเพิ่มขึ้นถึง 75% และ หากนำไปใช้งานทันที หรือนำไปสอนต่อ จะสูงถึง 90%
หากเราตระหนักถึงธรรมชาติของมนุษย์ในการสื่อสารแล้ว เราน่าจะออกแบบการสื่อสารได้ดีขึ้น อย่าง ที่ Ludwig Mies van Der Rohe (เกิด 27 มีนาคม ค.ศ. 1886 เสียชีวิต 17 สิงหาคม ค.ศ.1969) ซึ่ง เป็นสถาปนิกที่โด่งดังและได้รับการยกย่องว่าเป็น Modern Architecture กล่าวไว้ว่า More is Less หรือ ยิ่งให้มากคนยิ่งรับได้น้อย ดังนั้นเราต้องระมัดระวังอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในการนำเสนอ
มีคำแนะนำในการออกแบบลำดับของสไลด์ใน PowerPoint ดังนี้
จัดทำสไลด์ตามลำดับของเนื้อหา
เป็น Bullet point ไม่ใช่ Word point นี่เป็นข้อผิดพลาดใหญ่เลยสำหรับคนทั่วๆไป อย่าลืม ว่า PowerPoint ออกแบบมาเพื่อช่วยสื่อความ หากมีข้อมูลที่ต้องนำเสนอมากมายแบบกรณีกระสวยโคลัมเบีย อย่าอัดข้อมูลลงในสไลด์ ให้ แจกเป็นเอกสารประกอบที่เป็น Word Document หรือมีตารางข้อมูลโดยละเอียด ไม่ใช่นำไปยัดใส่ ในสไลด์ทั้งหมด
ในแต่ละ Bullet ควรจบในบรรทัดเดียวกัน ควรจะอยู่ระหว่างหกถึงแปดคำในภาษาอังกฤษ หรือ ไม่เกินสิบคำในภาษาไทย ให้นึกง่ายๆว่าเป็นการพาดหัวข่าวหนังสือพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องเป็นประโยคที่ สมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น “ปูนใหญ่โกอินเตอร์” “แอมเวย์ดับเบิ้ลยอดขายในห้าปี” “โฆษิต:กระตุ้น เศรษฐกิจพอแล้ว”
ไม่ควรเกินหก Bullet ในแต่ละหน้า หรือไม่ควรเกินหกบรรทัดในแต่ละสไลด์
ใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่
ใช้สีตัวอักษรตัดกับพื้น Background ของสไลด์
ใช้ภาพประกอบ อย่างที่สุภาษิตจีนบอกไว้ว่า ภาพหนึ่งภาพบอกได้มากกว่าหมื่นคำพูด
อย่าให้เทคนิคของ PowerPoint ขโมยซีน ผู้นำเสนอคือศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่เทคนิคที่ มากจนเกินพอดี
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น